A mindennapok egyre inkább digitális formában zajlanak. E-mailek, dokumentumok, fényképek, szerződések és pénzügyi kimutatások mind a számítógépen, felhőben vagy különböző tárhelyeken pihennek. Míg korábban egy-egy irat megőrzése egyszerű fizikai feladat volt, ma a digitális információk kezelése kihívást jelenthet. A dokumentumok mennyisége folyamatosan nő, és ahogy egyre több adat keletkezik, úgy nő a kockázat is, hiszen elveszhet egy fontos e-mail, megsérülhet egy fájl, vagy egyszerűen csak nehézséget okozhat a gyors visszakeresés. Itt lép közbe az elektronikus archiválás, amely nem csupán biztonsági intézkedés, hanem a modern vállalatok és magánszemélyek hatékonyságát is nagymértékben növeli.
